Filing system

APA ITU FILING  ?

Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat – surat, catatan – catatan, perhitungan – perhitungan, grafik – grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat – tepatnya dalam rangka melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Filing system adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

Apakah sebuah parusahaan /badan usaha/ organisasi butuh filing ?

Jawabnya "ya"

Kenapa ?

•  Dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan di waktu yang akan dating baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan,pengembangan perusahaan, maupun kemajuan dan perubahan organisasi.

• Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu – waktu jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyankut dengan proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingga kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manager sangat perlu diperhatikan.

• FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajer yang sewaktu-waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan.

• FILING yang dibuat setepat – tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS

Papers tersebut antara lain :

·         Surat pembayaran barang

·         Surat penerimaan barang

·         Surat hutang

·         Surat asuransi

·         Surat penjualan barang

·         Surat pengiriman barang

·         dll

Tujuan dibuat filing system : 

MENGHEMAT WAKTU

      Dengan menggunakan filing system yang tepat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah tanpa membuang waktu.

MENGHEMAT BIAYA

          Dalam kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding) arsip tidak terlalu banyak menimbulkan tenaga sehingga dapat menghemat biaya.

MENGHEMAT TEMPAT

           Dengan menggunakan filing system yang tepat penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak, karena arsip yang disimpan hanyalah arsip – arsip yang bernilai guna saja.

 CIRI-CIRI FILING SISTEM YANG BAIK

• Tidak memakan tempat : letaknya dibuat seefektif dan seefisien mungkin
• Sederhana dan praktis : mudah dilaksanakan dan tidak berbelit-belit 
• Mudah dicapai : penyimpanan dapat mudah diambil dan digapai 
• Ekonomis : tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya,perlengkapan,tenaga,dan cara pengeluarannya
• Cocok dan tepat guna :disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan
• Fleksibel : mudah dikembangkan bila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan 
• Klasifikasi khusus 
• Aman : bebas dari kerusakan karena penyimpanan  

PERALATAN DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN

•  Filing cabinet : yaitu lemari untuk menyimpan arsip. Macam-macam filing cabinet :

Lateral filing cabinet : yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip 

Drawer type filing cabinet :    yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar-masuk

• Guide

Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya, yang berfungsi sebagai pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada dibelakangnya.

Guide besar berukuran 36×25 cm. guide ini biasanya dipergunakan dalam penyimpanan surat-surat dalam folder folio

Guide kecil berukuran 16×11 cm. guide ini dipakai untuk menyimpan kartu yang berukuran 15×10 cm, seperti kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar.

  

• Folder

Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastik yang dipergunakan untuk menyimpan warkat, ditempatkan dibelakang guide. Ada empat macam folder, yaitu :

Brief order, yaitu map besar yang terbuat dari karton tebal didalamnya terdapat penjepit arsip.

Stofmap, yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik.

Snelhecker yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang didalamnya terdapat alat penjepit

Hangging map yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang filing cabinet.

• Rak sortir

Rak sortir yaitu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.

• Kartu indeks

Kartu indeks, yaitu kartu yang berukuran 15×10 cm yang didalamnya memuat data tentang warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip.

• Laci kartu indeks

Laci kartu indeks, adalah laci tempat menyimpan kartu indeks sesuai dengan urutan abjad.

 MACAM-MACAM FILLING SYSTEM

a.      Sistem abjad

         Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan abjad, disusun mulai huruf A sampai dengan Z. Dalam penyusunannya, surat-surat disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor, atau perusahaan yang sudah di indeks.

     Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.Adapun kata tangkap dapat berupa :- Nama orang- Nama perusahaan / organisasi- Nama tempat / daerah- Nama benda / barang- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

  Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenalsurat.Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.

       Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.

       Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yangdipakai.Ada dua macam petunjuk silang.a. Petunjuk silang langsungAdalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.b. Petunjuk silang tak langsungAdalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.

     Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.- Menetapkan caption atau judul surat- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan- Membuat petunjuk silang- Memberi kode surat- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.- Menyusun menurut susunan abjad.- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

      Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.

b.      Sistem masalah

         Sistem masalah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen yang berkaitan. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah :

1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu 
2. Perlengkapan menyimpan surat – Filling Cabinet – Guide – Folder – Kartu kendali 
3. Pemberian kode surat 
4. Penyimpanan surat, dengan cara- Membaca surat untuk mengetahui isi surat- Memberi kode surat- Mencatat surat dalam kartu kendali 
5. Menyimpan kartu kendali.

c.       Sistem wilayah

         Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah/kota/negara atau alamat surat

d.      Sistem tanggal

         Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan urutan waktui/kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun penerimaan/pencatatan surat/dokumen.

e.      Sistem nomor

         Sistem nomor adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan nomor, yang dibagi menjadi dua macam, yaitu :

·  Filing Sistem Nomor Dewey

·  Filing Sistem Nomor Terminal Digit

Contoh filing system dalam bidang perkapalan 

Filing Standard New Building for project in PT. Titian Kaltim Shipyard

A. Contract/Project Document :

• Survey Request with Shipyard signature
• List of Certificate
• Shipyard Facility Review (IACS URZ23 Table 2)
• Reply to shipyard letter
• Reply to Flag letter
• Keel Laying Statement (to know applicable rule)
• Launching Statement
• IMO no request
• Kick off Meeting
• Filling up Ship Breakdown with reference to approved drawing and actual condition.

B. Drawing and Plans :

• Approved drawing is printed and properly filed, if possible with Code (STR for Structure, CDS for Statutory, FPE for Firefighting, MAC for Machinery, IEL for electrical.
• Missing info to be printed and continuously monitored during the survey.
• Modification to approved drawing to be provided with flysheet drawing and discussed if major modification involved, Plan approval to be contacted.
• Plan approval letter also to be printed for additional information
• C. Survey Report :
• Scheduled Inspection request and inspection report to be properly filed
• Unscheduled/patrol survey report to be properly filed
• Dimension Check report
• Dock trial report
• Sea Trial report
• Foto report of ship condition (Fabrication stage, installation stage, testing stage, before delivery)
• Air test and Hydrotest report
• NDT Report

D. Quality Control :

• Shipyard workmanship standard (Welder Certificate, NDT technician Level 2 if shipyard do the NDT)
• Shipyard Quality Standard (WPS, weld repair, Fabrication, piping, electrical standard, procedure for air test, hydro test, dock trial, sea trial)
• NDT Plan (Hull envelope, engine bed, any full penetration welding as deemed necessary by surveyor)
• Tank Testing Plan (Air test and hydrotest)
• List of Subcontractor and Service/vendor/NDT company to be provided for verification of their quality and procedure standard.
• Inspection Testing Plan to be agreed.

E. Material and Equipment 

• Material Certificate and traceability to be available (in case bullet notation, BKI certificate is acceptable)
• Welding Consumable Certificate.
• Equipment certificate (class or manufacturer certificate as per RINA list)
• Traceability of Anchor and Anchor chain
• Verification of equipment name plate to Certificate report
•  Megger Test Report
• Clearance report of Tail shaft and Rudder Stock
• Blue fit contact report of Tail shaft
• Alignment report and cock fast report for main engine
• Tightening bolt of Propeller and rudder stock report
•  Engine parameter and safety device testing report by Main Engine and Auxiliary Engine (>110 kW) manufacturer or authorized company technician.
• Load test report of Alternator (>110 kVA) by manufacturer or authorized company technician

F. Statutory

• Record of condition of assignment of Load Line
• Lightship or Inclining report
• Freeboard assignment mark installation report
• Ship Registry (Surat ukur, surat laut) collected

G. Others

• Anti Fouling Certificate/statement form paint rep.
• Coating Tech File for Ballast Tank if applicable
• Ship Construction File 
• Ship Particular
• List of Machinery installed on boarboard

LIST OF DOCUMENT FOR RENEWAL

1. Survey Program/Repair List.

2. Docking Report (particularly for Clearance of Tail shaft and Rudder Stock, Anchor Chain Measurement) 

3. Repair report (Steel work) if any, enclose with Shell Expansion Drawing describe the repair area

4. NDT report for Tail Shaft (Also to Propeller, Rudder Stock if necessary)

5. Welder and WPS in case the shipyard is new. 

6. WPS for Propeller repair if any repair to propeller.

7. RINA form of Thickness Measurement Meeting, with superintendent/Owner Surveyor, Surveyor, Captain, and technician signature (if Renewal no 2 forward)

8. Rough or sketch report of daily activity of TM technician with superintendent/Owner Surveyor, Surveyor, Captain, and technician signature (if Renewal no.2 forward)

9. Calibration Report of UT Equipment (if Renewal no.2 forward)

10. RINA form of Survey Planning Meeting with superintendent/Owner Surveyor, Surveyor, Captain signature.

11. Material Certificate (IACS Plate) with traceability if any renewed Plate .

12. Air test report if there is any steel work to hull envelope.

13. Pressure test of air receiver if any.

14. Pressure test of piping if there is any repair/suspect to piping system.

15. Safety valve/release valve testing report if any safety valve of air receiver and steering gear.

16. Megger Test for Alternator and Electric Motor.

17. Overhaul Report of Machineries.

18. Safety Device Testing Report.

19. Photo report of the ship condition. 

20. Machineries certificate if there is any replacement to the machinery.

21. Preliminary report from Underwater Company in case IWS carried out.

22. Anti Fouling Certificate if the coating totally removed and owner request for IAFS certificate or vessel has IAFS certificate on board.

23. Report of opening overboard valve (if renewal survey or deemed necessary)

24. Asbestos Free Declaration

25. others (log book, incident report, loose gear report, rocking test, if applicable)

TOCA DOCUMENT LIST

List of Drawings :

1  General Arrangement   

2  Capacity Plan   

3  Hydrostatic Curves   

4  Loading Manual, where required.   

5  Damage Stability Calculation 

6  Midship Section   

7  Scantling Plan 

8  Decks   

9  Shell Expansion   

10  Transverse Bulkheads  

11  Rudder and Rudder Stock   

12  Stern Frames 

13  Machinery Arrangement   

14  Propeller   

15  Main Engines, Propulsion Gears and Clutch Systems (or Manufacturer make, model and rating information)   

16  Bilge and Ballast Piping Diagram    

17  Wiring Diagram    

18  Steering Gear Systems Piping and Arrangements and Steering Gear Manufacturer make and model information   

19  Pumping arrangement at the forward and after ends and drainage of cofferdams and pump rooms are to be submitted.  

20  Instrument and Alarm List   

21  Fire Alarm System 

22  List of Automatic Safety Functions (e.g. slowdowns, shutdowns, etc.)   

23  Function Testing Plan

Document to be submitted :

1. Ship Particular

2. Ship Registry (Surat Laut, Surat Ukur, Sertifikat Keselamatan)

3. Previous Class Certificate (Class, Loadline & record of condition of assignment)

4. List of Machinery

5. Last dry dock report (Tail Shaft and Rudder Stock clearance, megger test)

6. Previous Class Approved Stability Booklet

7. Previous Class Survey Status

8. Flag Authorization

Semoga bermanfaat

Sumber : diolah dari berbagai sumber